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El servicio online de gestión de horas y control de proyectos que actualmente utilizamos se llama Everhour. Es el que escogimos después de probar cosas clásicas un Excel general y personal cruzados u otras alternativas online como Asana o T-metric. Resulta que las métricas del estudio y el trackeo de horas por proyecto y por trabajador, aparte de esencial para ser más eficientes, se ha convertido en una herramienta de “awareness” para nosotros (sobre todo a nivel individual) sobre en qué cosas se nos van tantísimas horas

El Gestor favorito de tu Gestor favorito.

La inclusión de una dirección experta en estudios de arquitectura.

Frank Lloyd Wright echando cuentas de sus horas laborales. Documento apócrifo.

Hace unos meses, un arquitecto de reconocido prestigio al oír sobre nuestro esfuerzo por “ser rentables”, nos comentaba que tenía comprobado que en equipos, a partir de la cuarta persona, se necesita a otra que las coordine a todas.

Tomar la decisión de incorporar un nuevo trabajador que no se dedique a sacar proyectos adelante —¡a facturar!— sino que, como un miembro asalariado más, su labor sea exclusivamente gestionarnos, nos ha costado años. Entre otras cosas por la apuesta económica y conceptual que supone introducir a alguien que “no va a abrir el Autocad”. Hablamos de la inclusión de un nuevo miembro de pleno derecho, con un rol exclusivo de gestión de equipo, que aligere tareas que ahora asumimos pero para las que no hemos sido formados. Una persona cuya creatividad esté dirigida exclusivamente a hacer factible la sostenibilidad del estudio como el proyecto económico que es.

Cultura empresarial on-the-move

Parecería mentira, pero lo cierto es que un equipo como el nuestro, que lleva 18 años trabajando, hace solo cuatro que elabora listados de proyectos, dos que paga un servicio online de métricas1 , sólo unos pocos meses que sabe la cantidad de horas laborales que tiene un año y que, por primera vez, ha decidido elaborar una proyección laboral del año, es decir, un documento que anticipe lo que necesitamos facturar para percibir un sueldo digno.

Esta falta de cultura empresarial es ,como sospecharéis , endémica a la profesión. En Zuloark la hemos venido aprendiendo sobre la marcha, a base de prueba y error, muchas veces alargando situaciones críticas. La única forma, pues, de continuar nuestro viaje lejos de esta precariedad centrípeta, es aumentando nuestra eficiencia.

Actualmente somos 8,75 miembros:

Horas de trabajo anuales ideales por miembro: 1600h.

– De ellas cada uno dedica 300h. a tareas “non-billable” repartidas en tres campos: Gobernanza, Economía y Comunicación.

– Siendo nuestro objetivo más modesto que cada miembro perciba 1200€/mes en 14 pagas (incluyendo gastos), cada uno debemos facturar unos 34.000€/anuales

– Por tanto, si cada miembro puede dejar de emplear aproximadamente 100 horas anuales menos a tareas “non-billable” para dedicarlas a aquellas “billable”, el sueldo de este gestor de equipo ha de verse rápidamente amortizado.

Por tanto, y aunque dé vértigo, creemos imprescindible apostar por la introducción de esta figura de gestión experta como pieza clave para la supervivencia de estudios jóvenes. Una persona que no se haya formado en esta endogámica profesión. Ajena a los roles y vicios internos adquiridos entre los miembros arquitectos. Un nuevo “decision-maker” involucrado en coordinación y eficiencia del trabajo pero no en su definición. Todo este control de estudio (“vigilar” a cada uno, qué le falta por entregar, facturas sin cobrar, horas que se ha pasado, nóminas, la reunión que tiene pendiente, etc), siendo esencial, es una tarea tremendamente desagradable ejercida, como hasta ahora, entre compañeros con igual rol dentro de la estructura. Todas, sumando comunicación con clientes y proveedores, concursos, ayudas, etc han de pasar a manos expertas por el bien del equipo.

Y es que, qué poco glamuroso es eso de contar horas. ¡Nosotros que veníamos a reinventar la profesión, hemos pasado por aros que ni sospechábamos que existían! Y sin embargo, todo este tiempo dedicado al aprendizaje por las bravas de “herramientas obvias” para cualquier empresario, sí nos ha servido para algo poco común: desarrollar nuestra empresa a la medida de nuestras vidas, y no al contrario.

Notas de página
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El servicio online de gestión de horas y control de proyectos que actualmente utilizamos se llama Everhour. Es el que escogimos después de probar cosas clásicas un Excel general y personal cruzados u otras alternativas online como Asana o T-metric. Resulta que las métricas del estudio y el trackeo de horas por proyecto y por trabajador, aparte de esencial para ser más eficientes, se ha convertido en una herramienta de “awareness” para nosotros (sobre todo a nivel individual) sobre en qué cosas se nos van tantísimas horas

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Zuloark es un colectivo interdisciplinar dedicado a la Arquitectura, el Urbanismo y la investigación.
  • Manuel Saga - 8 mayo, 2019, 12:45

    Me encanta que se abra así la conversación sobre cómo hacer que las oficinas de arquitectura sean una operación efectiva, más allá de quién viene a reinventar la profesión o quien prefiere limitarse a aportar su humilde granito de arena.

    Ya que estamos por contar horas y euros, propongo extender la cuenta a la inversión necesaria para llegar al flujo de facturación actual. Es decir: ¿cuanto volumen de trabajo se ha invertido los pasados 18 años de trabajo para llegar a la posibilidad actual de facturar 34k anuales por persona en la actualidad? ¿Cuanto facturaban esas horas en comparación con las actuales? ¿Cuantas de esas horas fueron “non-billable”? ¿Cuantas inversiones/emprendimientos similares han conseguido el mismo tipo de resultados? Es decir: ¿se trata de un modelo de negocio replicable/adaptable? Son el tipo de preguntas que haría un inversor que tuviera que hacerse cargo de un emprendimiento así.

    Creo que ese tipo de experiencias pueden dar una imagen realista no sólo de como puede funcionar una “empresa” de arquitectura, sino del camino que se recorre para emprenderla.

    • Zuloark - 20 mayo, 2019, 15:00

      Excelente aportación, Manuel! La realidad es que nosotros sólo podemos hablar de nuestra experiencia. Es decir, 18 años de prueba y error a los que hay que sumar que ni nos planteábamos a dónde queríamos ir. No había objetivos económicos! Sólo mejorar para trabajar mejor entre nosotros. El objetivo era colaborar mejor, vaya. Por tanto, yo diría que no es replicable el modelo en tanto en cuanto no se podría describir como un modelo de negocio al uso. Lo que 18 años después venimos a decir es que ¿para cuándo se nos van a enseñar a llevar una empresa, valorar como es debido nuestras horas de trabajo, saber hacer un modelo de negocio, etc desde las escuelas de arquitectura?

      • Manuel Saga - 1 agosto, 2019, 11:09

        ¡Gracias por vuestra respuesta! Igual que el post: sincera y directa. Lo que se ve a todas luces es que somos un gremio de profesionales dando tumbos, siempre en estado de experimentación e inversión en la búsqueda de un modelo que nos funcione a cada uno en su contexto y con sus objetivos específicos. El problema viene cuando no se tiene claro desde un principio que esa inversión hay que hacerla, que toca buscar capital social y económico para poder siquiera arrancar.

        No estoy seguro de si las ETSAs están en capacidad de enseñarnos a llevar nuestras empresas… demasiadas atribuciones, demasiado poco tiempo. Eso sí, si las escuelas al menos concienciaran de que hacer arquitectura es un negocio y no una ONG, y que no vale planificar el futuro sobre nubes de algodón e ínfulas de maestro moderno, ¡ya estaríamos dando un paso de gigante!

        • Zuloark - 17 septiembre, 2019, 17:26

          ¡Totalmente! de hecho te diré que un par de miembros del estudio están apuntados para realizar un MBA online, no ya solo por compensar esa la falta de formación (e información) que, como dices, se obvia desde las ETSAs sobre lo que significa llevar un estudio de arquitectura como lo que es: un modesto negocio pero negocio al fin y al cabo. Sino para ver cómo podemos aplicar esos conocimientos de manera creativa a la generación y gestión de nuevos proyectos.
          Tenemos que perder el miedo y los prejuicios con ciertas cosas!

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