Ao que é que nós, os arquitetos, dedicamos tempo? A importância de contar as horas.

No meu trabalho como consultor, é normal encontrar-me com bastantes ateliers e colegas que não fazem contas às horas.

Ou seja, não sabem quantas horas trabalham, a que tarefas dedicam ditas horas, a que projetos… Não sabem no que intervêm as suas horas.

É surpreendente, visto que quase todos os que prestam serviços o fazem, até os que não faturam por número de horas. Novamente, é um conceito muito básico com o qual os arquitetos nem se preocupam.

¿Para quê?

Controlar o teu tempo permite-te:

• Saber quantas horas trabalhas, tu e os teus colegas. Não se trata de obrigar as pessoas a terem os rabos pregados à cadeira, mas de estar cientes do esforço de todos. Se contares as horas, assustar-te-ás bastante.
• Calcular gastos. Todos ganham (ou deveriam ganhar) um salário, até um freelancer que trabalha sozinho, o que significa que o tempo custa dinheiro. Se não sabes quanto, é impossível controlares os teus gastos.
• Saber quanto ganhas e se os teus honorários são suficientes. Eu trabalhei com um atelier que tinha muitos pedidos e, no entanto, no final do ano, tinham sempre a sensação de estar a perder dinheiro e que os números diminuíam.
• Calcular honorários. Os preços dos nossos honorários dar-nos-iam uma certa garantia de rentabilidade se os aplicássemos. Uma vez estabelecidos, e num momento de forte concorrência de preços, deveria ser possível calcular uns honorários mínimos, abaixo dos quais se pode perder dinheiro.
• Saber em que projetos se ganha e em quais se perde dinheiro.
• Melhorar a produtividade. Se o número de horas dispara numa determinada fase, ou num tipo de projeto específico, ou numa tarefa, é possível estudar o porquê e como melhorá-lo.
• Apercebermo-nos de que todos aqueles trabalhinhos extra que muitas vezes não cobramos somam muitas horas e, portanto, têm um custo brutal.

 ¿Como?

Sempre que proponho isto a um arquiteto, vejo uma expressão de pânico. Mas a sério, não é assim tão difícil.

Não precisas de ser absolutamente preciso. É só ter uma ideia suficientemente aproximada de como distribuis o teu tempo. Faz como se estivesses a calcular uma estrutura: sem decimais e apoiando-te na segurança.

Podes usar alguma aplicação tipo a Toggl ou a Timeular para contar as horas e ter relatórios precisos rapidamente.

Mas o que realmente importa é que tanto tu como como as pessoas do atelier tenham consciência do quão útil é. É um hábito que não custa muito ganhar, mas se não veem a razão para o fazer, não o farão.

Começa pouco a pouco e vai encontrando a maneira mais fácil de o fazer. Com uma parte do final do dia, medindo em tempo real, apontando e adicionando no final da semana… Como achares que é mais fácil para ti.

Ah, e recomendo três níveis de controlo de tempo: Deverias saber quanto tempo dedicas a:

• Cada uma das grandes atividades: administração, trabalho comercial, operações, formação…
• Cada projeto por separado.
• Tarefas concretas.

Vale a pena, a sério. Experimenta.

Sempre que algum cliente o pôs em prática, entendeu muitas coisas que estavam a acontecer no seu negócio e conseguiu melhorá-las.

Imagem: Fotografia do Insung Yoon, Unsplash

Texto traduzido por Inês Veiga