¿A qué dedicamos el tiempo los arquitectos? La importancia de contar las horas

fotógrafo: Insung Yoon en Unsplash

En mi trabajo como consultor me encuentro con bastantes estudios y compañeros que no llevan un conteo de horas.

Es decir, no saben cuántas horas trabajan, a qué tareas las dedican, a qué proyectos… No saben en qué invierten su tiempo.

Es sorprendente, puesto que casi cualquiera que preste servicios lo hace, incluso aunque no facture por horas. Nuevamente, es un concepto muy básico del cual los arquitectos ni nos preocupamos.

¿Para qué?

Controlar a qué dedicas tu tiempo te permite:

• Saber cuántas horas trabajáis tú y tu gente. No se trata de obligar a que las personas tengan el culo pegado al asiento, pero sí tener conciencia del esfuerzo de todos. Si cuentas las horas te llevas sustos tremendos.
• Calcular costes. Todo el mundo cobra (o debería) un sueldo, incluso un autónomo trabajando en solitario, así que el tiempo te está costando dinero. Si no sabes cuánto, no puedes tener claros tus costes.
• Saber cuánto ganas y si tus honorarios son suficientes. He trabajado con algún estudio que tenía bastantes encargos y sin embargo, al final del año, siempre tenían la sensación de perder dinero y de que las cuentas bajaban.
• Calcular honorarios. Nuestras tarifas de honorarios nos daban cierta garantía de rentabilidad aplicándolas. Una vez derogadas, y en un momento de competencia feroz por precio, deberías ser capaz de calcular unos honorarios mínimos por debajo de los cuales puedes perder dinero.
• Saber en qué proyectos ganas y en cuáles pierdes.
• Mejorar tu productividad. Si se te disparan las horas en una fase determinada, o en un tipo de proyecto concreto, o en una tarea, puedes estudiar por qué y cómo mejorarlo.
• Darte cuenta de que todos esos trabajitos extra que muchas veces no cobramos suman muchas horas y por lo tanto tienen un coste brutal.

¿Cómo?

Siempre que le propongo esto a un arquitecto, puedo ver una expresión de pánico. Pero en serio, no cuesta tanto.

No necesitas precisión absoluta. Se trata de tener una idea suficientemente aproximada de cómo se distribuye tu tiempo. Hazlo como calcularías una estructura: sin decimales y tirando del lado de la seguridad.

Puedes utilizar alguna aplicación como Toggl o Timeular para llevar el conteo y tener informes precisos rápidamente.

Pero lo realmente importante es que tú y las personas del estudio toméis conciencia de lo útil que es. Se trata de un hábito que no cuesta mucho implementar, pero si no veis para qué, no lo haréis.

Empieza poco a poco y ve ajustando la manera más cómoda de hacerlo. Con un parte al final del día, midiendo en tiempo real, apuntando y sumando al final de la semana… Como quieras que te resulte más fácil.

Ah, y te recomiendo tres niveles de control del tiempo. Deberías saber cuánto dedicas:

• A cada una de las grandes actividades: administración, labor comercial, operaciones, formación…
• A cada proyecto por separado.
• A tareas concretas.

Merece la pena, de verdad. Pruébalo.

Cuando algún cliente lo ha hecho ha entendido muchas cosas que pasaban en su negocio y ha podido mejorarlas.