Jorge Toledo

La sistematización en los tiempos de la singularidad

Decidle a un ingeniero industrial que tiene que diseñar y fabricar un solo vehículo desde cero, con especificaciones singulares dadas por el cliente, cumpliendo todas las normativas, dejándolo listo para usar a la primera y, además, manteniendo un precio razonable. Su cara os lo dirá todo.

Un arquitecto, en cambio, se pasa la vida haciendo precisamente eso. En arquitectura, cada producto terminado es, con más o menos variaciones, el primero y el último, como un prototipo hubiera de funcionar a la primera. A veces, se trata de un “tipo” repetido con sencillas variaciones, pero con mucha más frecuencia (especialmente con la reciente diversificación de la profesión) nos encontramos saltando entre trabajos de naturaleza y contexto muy diferentes, y empleando herramientas muy distintas. Así, cada vez que abordamos un proyecto nos encontramos reconstruyendo también la forma de desarrollarlo, “dándolo todo” de nuevo, invirtiendo una cantidad ingente de esfuerzo que seguramente lleve a buenos proyectos, pero no tanto a buenas vidas.

 Es precisamente ese carácter singular el que hace tan necesario y, a la vez, tan difícil sistematizar. Sin embargo, del mismo modo que la fabricación digital está logrando hacer eficiente la variación formal infinita, intuyo que debe ser posible cambiar nuestra forma de trabajo para aligerar la carga sin renunciar a la especificidad de cada proyecto.

 

Sistematizar no implica buscar el trabajo mecánico y repetitivo. Al contrario: dedicar tiempo al trabajo sistemático y metódico nos permite ganarlo para el trabajo creativo y singular. Aunque solemos percibir estas cualidades como facetas excluyentes de la personalidad, en realidad, como decía John Cleese en una conocida charla, son simplemente modos de pensar y hacer complementarios que cualquier persona o equipo puede adoptar y equilibrar.

Esa búsqueda por facilitarnos la vida es la que crea, poco a poco, una cultura del trabajo propia que, cuanto más explícita se hace, más fácil resulta de incorporar y transmitir. Unos modos de hacer que la experiencia nos permite sintetizar, si no en recetas concretas, al menos en una serie de principios que se repiten. Algunos podrían ser:

  • Establecer un orden para las cosas. Criterios claros, lugares fijos y predecibles… incluso para el desorden y la improvisación. Generalmente se gasta más tiempo y energía (ambos limitados) en encontrar o reinventar cosas de lo que se habría invertido en ordenarlas y definirlas con anterioridad.
  • Empezar al terminar. La mayor parte del trabajo necesario al comienzo de un proyecto se hace mejor al final del anterior. Cuando el proceso está fresco, es el momento de extraer todo lo que ha funcionado bien: los resultados, el conocimiento y los elementos o recursos reutilizables. Esto es, con diferencia, lo más difícil.
  • Disminuir el rozamiento. Puede sonar ilógico, pero en muchos casos fijar primero los pequeños detalles (formales, de estructura, de narrativa, de orden) allana enormemente el camino posterior. Y permite que, incluso en las fases iniciales del proyecto, varias personas de perfiles diferentes puedan trabajar en paralelo, explorando por un lado y facilitando, por otro, el trabajo posterior.
  • Prever el cambio. Porque, inevitablemente, las cosas serán modificadas. Símbolos y bloques, referencias externas, librerías, elementos paramétricos… son algunos de los sistemas que ayudan a que cualquier cambio tardío se pueda propagar fácilmente sin requerir horas de adaptación.

 

Llevar principios como estos a la práctica requiere dedicar un tiempo “no productivo” al que no siempre se le ve el valor, y ese es el principal reto en todo esto. Una vez entendida su importancia es posible ir destilando de nuestra práctica profesional, proyecto a proyecto, acciones y recursos que nos permitirán desarrollar el trabajo de forma más eficiente (y vitalmente sostenible) sin renunciar a la singularidad.

Comparto algunos ejemplos en los comentarios, y os paso la palabra: ¿Hasta qué punto pensáis que es factible y deseable sistematizar nuestro trabajo? ¿Qué principios o casos concretos de sistematización habéis logrado (¡o intentado!) aplicar en vuestra práctica?

Autor:
Jorge Toledo García es Arquitecto, actualmente trabajando en Ecosistema Urbano, donde lleva principalmente temas de comunicación así como la investigación y desarrollo de herramientas aplicadas a lo social. Interesado en las aplicaciones de la innovación abierta y la cultura libre a las formas de trabajo, al entorno urbano y a la arquitectura.
  • Jorge Toledo - 15 noviembre, 2018, 1:00

    Como este post pide a gritos ejemplos, me lanzo yo primero con algunos que se me ocurren a bote pronto:

    Establecer un orden para las cosas:
    + Todo estudio tiene su mítica y sagrada estructura de carpetas, sus criterios de nombre de archivo, capas, etc. Se podría hacer una tesis comparando cómo resuelve esto cada cual. Hace poco descubrí que mi sistema (que yo creía medio “inventado” en base a mi propia experiencia) para nombrar los archivos lo estaba usando, tal cual, un arquitecto que acababa de conocer en Paraguay.
    + Una de las batallas más difíciles es la búsqueda de imágenes propias. No la tengo resuelta, pero os digo una sola cosa por si queréis indagar: DAM. Digital Asset Management.
    + El orden hay que mantenerlo (y cuestionarlo) continuamente. O se convierte en una dinámica de todo el equipo, o alguien se ha de encargar de ir ordenando las cosas de forma regular, y anotando y avisando cuando haya que cambiar un criterio.
    + A veces también es deseable ordenar los procesos, no sólo los elementos. Del “no me acuerdo si le llegué a enviar la oferta” al CRM. Del “nos faltó sacar el PDF final y ahora no lo encuentro” al Sagrado e Insalvable Protocolo de Cierre de Proyectos. Vale, esto último me lo estoy inventando… todavía.

    Empezar al terminar:
    + Durante los últimos años, en la oficina hemos empezado a revisar, al final de cada proyecto, qué flujos de trabajo interesantes se habían creado para éste, y los hemos tratado de incorporar por sistema a los siguientes proyectos. ¡De la supervivencia instintiva… a la cultura de empresa!
    + También intentamos rescatar todos los recursos reaprovechables: extraemos aspectos de diseño (paleta de colores, tipografías, formato de maquetación), elementos genéricos (figuras, esquemas, iconos) y materiales específicos de proyecto sobre los que probablemente queramos volver más adelante (imágenes, planos y textos clave).

    Disminuir el rozamiento:
    + Definir, al arrancar un proyecto, un “tono” gráfico para todo lo que se haga elimina mucho (MUCHO) rozamiento absurdo más adelante, y le da un nivel de coherencia y acabado difícil de conseguir sin eso, sobre todo si hay varias personas trabajando en ello a la vez. Fijar una paleta de colores, estilos de texto, estructura de maquetación, criterios de representación uniformes, etc. Puede parecer una tontería. Es una tontería muy costosa si se ignora. Y no, no se carga la creatividad: permite ponerla en lo más importante.

    Prever el cambio:
    + En el momento que un mismo elemento se vaya a usar en más de dos sitios, ya compensa convertirlo en un objeto enlazado, modificable de una sola vez. Se llamará bloque, clon, símbolo, archivo enlazado, referencia externa o subproyecto, según en qué programa estemos trabajando. Todo lo que se pueda montar basado en esos sistemas facilitará la vida más tarde. Es mil veces más fácil modificar archivos modulares y enlazados que archivos monolíticos.

    Y hasta ahora sólo he hablado de cosas muy prosaicas aplicables a casi cualquier proyecto o forma de trabajo. Cosas básicas que hace todo el mundo (¿espero?), pero que rara vez se comparten, y en las que se acumula un conocimiento práctico increíble.

    Hay otro mundo apasionante en la propia sistematización de procesos de creación a través de scripts, diseño paramétrico, etc. pero de eso hay gente que puede hablar más y mejor que yo (no miro a nadie, Miguel, Nacho, Carlos et al).

  • Jorge Toledo - 15 noviembre, 2018, 1:01

    Cuando tu comentario es casi más largo que el post. #HazteFan

  • Mauricio Tejedor - 20 noviembre, 2018, 0:20

    Me parece interesantísimo tu artículo Jorge.

    Ir desarrollando una metodología de trabajo, un sistema del proceso propio, creo que es una muy buena línea para que el ejercicio profesional crezca y se asiente en el futuro.

    Además pienso que ésto contribuiría enormemente a hacer la profesión más sostenible para los pequeños y medianos estudios, pues mejoraría su rentabilidad y eficacia.

    Ojalá se empiece a generar más debates como éste en torno a las metodologías de trabajo y se puedan compartir experiencias.

    Un saludo,

    Mauricio.

    • Jorge Toledo - 21 noviembre, 2018, 14:07

      Hola, Mauricio. ¡Gracias por el comentario!

      Coincido totalmente en que necesitamos hablar más de estas cosas. Además de la singularidad de cada trabajo, que en cierta medida es propia de la profesión, nos echamos encima una falta de atención a nuestra forma de trabajo y el funcionamiento interno que hace que los estudios arrastren mucho lastre.

  • Miguel - 22 noviembre, 2018, 22:09

    Vaya pedazo de artículo. Claro, concreto y muy certero.
    101% de acuerdo en TODO.
    Ahora bien… creo que somos pocos. Por experiencia, todo lo que huela a sistema/método/similar da a la gran mayoría de nuestros compañeros una grima terrible… les rechinan los dientes nada más de pensarlo.
    Como bien dices, la clave está en deshacerse de lo trivial, de lo repetitivo y lo que es el lastre real para la creatividad.
    ¡Tenemos que incrementar nuestro intercambio de ideas!

  • Pascual Pérez - 10 enero, 2019, 1:32

    Genial el artículo Jorge!! :) Me parece un temazo con mucha miga… tanta como para hacer un comentario después más largo que el propio post. #YaSoyFan :P jejej

    Yendo al tema, es algo que a mí y mis compañer@s Canari@s nos interesa y nos tiene siempre con la mosca detrás de la oreja… como anécdota diré que en una de las sesiones que tuvimos en el pasado mes de junio en el que nos tomamos un fin de semana de encierro para pensar en este tipo de cosas (entre otras), estuvimos a punto de cambiarnos el nombre y pasar a llamarnos “Oficina de Innovación la justa”… :P

    Bromas aparte, la cuestión es que sí veíamos que había que tomar una posición más drástica con respecto a la forma de producir el trabajo… que debíamos sacar mucho más provecho de las metodologías, herramientas, servicios, etc. ya desarrollados hasta la fecha y recuperar ahora la inversión de I+D hecha en ellos.

    En cuanto a protocolos o sistemas concretos, más allá de los más básicos como nombre y organización de carpetas, nombre de archivos, gestor de tareas común y protocolo de uso de ese gestor de tareas, etc. es cierto que creo que nos solemos centrar mucho más en la sistematización de procesos… tanto es así, que lo del “Protocolo de Cierre de Proyectos” no te lo has inventado… tenemos uno.. xD al igual que uno de apertura de proyectos. :) También es verdad que el de cierre de proyectos aún nos sigue costando bastante cumplirlo al 100%… =?

    Sobre estos temas lo que siempre me preocupa más es el acabar pasándome… y acabar “burocratizando” la forma de trabajo. Me parece súper importante para esto lo que metes ahí de soslayo, entre paréntesis… el cuestionar de forma constante esos protocolos y sistematizaciones de trabajo. Para eso, creo que en nuestro caso la estructura radicalmente abierta y distribuida de CivicWise es un buen antídoto. :) y suele provocar de forma espontanea y mucho más natural esos “cuestionamientos”, lo cual me encanta.

    Y todo al final va a parar al mismo sitio que es, como mencionas en varias ocasiones en el texto, la cuestión de conseguir producir un trabajo valioso al tiempo que reproducimos vidas valiosas, en lugar de perderlas por el camino… lo que lleva a la cuestión de las horas de trabajo y cómo llevar un control sobre ellas. En nuestro caso, las contabilizamos. Como ya hemos hablado en otras ocasiones, no como un sistema de control, sino como herramienta de análisis que nos ayude a entender cómo trabajamos. No sólo es una cuestión de contabilizar cuántas horas se trabajan, sino en qué -comunicación interna, producción, gestión, difusión, etc.- De todos los protocolos que hemos mencionado, creo que este es el más importante. Todos ellos, al introducirlos en un sistema de trabajo, lo acabarán modificando, desencadenando cambios en otras capas en las que el trabajo se desarrolla… pero el de contabilizar las horas creo que es el que más cambios desencadena y el que más preguntas incómodas provoca. Algo interesante que creo que hemos aprendido e interiorizado en este último año es que no es suficiente con contabilizar las horas… eso llevábamos haciéndolo los dos años anteriores, y no estaba reduciendo el número de horas ni haciendo los proyectos más sostenibles (ni económicamente ni desde el punto de vista del cuidado). Lo que nos ha ayudado este año es el generar un plan de trabajo previo a la contratación de un proyecto. Detallar qué se quiere hacer en ese proyecto, qué expectativas se quieren cubrir, después detallar qué tareas concretas surgen de esas expectativas y cuándo se realizarían… eso nos permite cuadrar las expectativas iniciales con los recursos y sobre todo, nos permite tomar decisiones de forma mucho más consciente y controlada. En caso de querer invertir algo más en un proyecto determinado, se puede hacer, pero ahora eres tú quien controla cuánto, cómo, dónde, quién y cuándo… evitando las “Happy-Hour” de I+D descontroladas…

    En fin… muchos temas… =? al final yo también me he extendido una miaja… :P

    ¡Enhorabuena de nuevo por el artículo!

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